TIETOSUOJASELOSTE

Samba de Aurora Rovaniemi ry

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Samba de Aurora Rovaniemi ry kerää, käsittelee, säilyttää ja suojaa henkilötietoja yhdistyksen toiminnassa sekä verkkosivuillaan.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU 2016/679, GDPR), Suomen tietosuojalakia (1050/2018) sekä soveltuvin osin yhdistyslakia (503/1989).

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Samba de Aurora Rovaniemi ry

Osoite: Marttiinintie 6, 96300 Rovaniemi

Sähköposti: info@sambadeaurora.fi

Verkkosivut: www.sambadeaurora.fi

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Yhdistyksen henkilötietojen käsittelystä vastaa yhdistyksen hallitus. Jäsenrekisteriä ylläpitää hallituksen nimeämä vastuuhenkilö.

Tietosuojaa ja henkilötietojen käsittelyä koskevat yhteydenotot voi lähettää osoitteeseen:

info@sambadeaurora.fi

3. Rekisterien nimet

Samba de Aurora Rovaniemi ry:n jäsenrekisteri
Harjoitus-, kurssi- ja tapahtumailmoittautumisten rekisteri
Yhteydenottojen ja mahdollisten uutiskirjetilaajien tiedot

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään yhdistyksen toiminnan järjestämiseksi, jäsenasioiden hoitamiseksi ja yhteydenpidon mahdollistamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

Yhdistyslain edellyttämän jäsenluettelon ylläpitäminen
Jäsenyyksien ja jäsenmaksujen hallinnointi
Tanssituntien, harjoitusten, esiintymisten, kurssien, karnevaalien, tapahtumien ja matkojen järjestäminen
Tapahtumiin ja toimintaan liittyvä tiedottaminen
Yhdistyksen toimintaan liittyvien yhteydenottojen käsittely
Yhdistyksen toiminnasta ja ajankohtaisista asioista viestiminen
Mahdollisten uutiskirjeiden lähettäminen
Yhdistyksen toiminnan dokumentointi ja markkinointi valokuva- ja videomateriaalin avulla

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tilanteen mukaan lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, sopimuksen täytäntöönpano, yhdistyksen oikeutettu etu tai rekisteröidyn antama suostumus.

5. Rekisterien tietosisältö

Jäsenrekisteri

Jäsenrekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

Etu- ja sukunimi
Kotikunta
Osoite
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Jäsenyyteen liittyvät tiedot
Jäsenmaksujen ja muiden yhdistyksen toimintaan liittyvien maksujen suoritustiedot
Muut jäsenen itsensä yhdistykselle antamat, jäsenyyden hoitamiseksi tarpeelliset tiedot

Jäsenrekisteriin tallennetaan vain yhdistyksen toiminnan ja jäsenyyden hoitamisen kannalta tarpeellisia tietoja.

Harjoitukset, kurssit ja tapahtumat

Yhdistyksen järjestämille tanssitunneille, kursseille, esiintymisiin, tapahtumiin ja matkoille ilmoittautumisen yhteydessä voidaan kerätä osallistujan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä muita kyseisen toiminnan järjestämiseksi tarpeellisia tietoja.

Lasten tanssituntien yhteydessä voidaan kerätä huoltajan yhteystiedot sekä lapsen osallistumiseen liittyvät tarpeelliset tiedot ja kuvausluvat.

Mahdollisia terveydentilaa koskevia tietoja kerätään vain, jos se on toiminnan turvallisen järjestämisen kannalta välttämätöntä ja tietojen käsittelylle on asianmukainen oikeusperuste.

Yhteydenotot ja uutiskirjeet

Yhdistykselle lähetettyjen yhteydenottojen yhteydessä voidaan käsitellä lähettäjän nimeä, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa sekä viestin sisältämiä tietoja.

Mahdollista uutiskirjettä varten voidaan tallentaa tilaajan nimi ja sähköpostiosoite.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti suoraan rekisteröidyiltä seuraavissa tilanteissa:

Yhdistyksen jäseneksi liittyminen
Tanssitunneille, harjoituksiin, kursseille tai tapahtumiin ilmoittautuminen
Lasten esitietolomakkeiden täyttäminen
Yhdistykselle lähetetyt yhteydenotot
Uutiskirjeen tilaaminen
Yhdistyksen toimintaan osallistuminen

Jäsenet ja osallistujat voivat pyytää omien tietojensa päivittämistä ottamalla yhteyttä yhdistykseen sähköpostitse.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Jäsenrekisterin henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti jäsenyyden voimassaolon ajan.

Jäsenyyden päätyttyä tiedot poistetaan tai niitä säilytetään vain siltä osin ja niin kauan kuin se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai perusteltujen oikeudellisten vaatimusten käsittelemiseksi.

Harjoituksiin, kursseille ja tapahtumiin ilmoittautuneiden tietoja säilytetään vain niin kauan kuin toiminnan järjestäminen, mahdollinen jälkiselvittely tai lakisääteiset velvoitteet sitä edellyttävät.

Lasten esitietolomakkeita ja kuvauslupia säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan kyseiseen toimintaan ja kuvamateriaalin lainmukaiseen käsittelyyn.

Yhteydenottojen tietoja säilytetään asian käsittelyn edellyttämän ajan.

Uutiskirjeen tilaajan tietoja säilytetään tilauksen voimassaolon ajan, ellei muu laillinen peruste edellytä pidempää säilytystä.

Kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämät ajat.

Valokuva- ja videomateriaalia säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen yhdistyksen toiminnan dokumentointiin, viestintään tai markkinointiin ja käsittelylle on voimassa oleva oikeusperuste.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Samba de Aurora Rovaniemi ry ei myy henkilötietoja eikä luovuta niitä ulkopuolisille kaupallisiin tarkoituksiin.

Tietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen toiminnan järjestämisen kannalta välttämättömissä tilanteissa esimerkiksi tapahtumien yhteistyökumppaneille, matkanjärjestäjille tai palveluntarjoajille.

Tietoja luovutetaan tällöin vain siinä laajuudessa kuin kyseisen toiminnan järjestäminen edellyttää ja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Yhdistyksen käyttämät tekniset palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja yhdistyksen puolesta palvelujen toteuttamiseksi.

Yhdistyksen verkkosivuilla ja sosiaalisen median kanavissa julkaistut valokuvat ja videot ovat kyseisten palvelujen käyttäjien nähtävissä julkaisun näkyvyysasetusten mukaisesti.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) sisällä.

Mikäli yhdistyksen käyttämien sähköisten palvelujen kautta henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehditaan siirtojen lainmukaisuudesta ja tietosuoja-asetuksen edellyttämistä suojatoimista.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja huolellisesti.

Sähköisesti tallennetut tiedot suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.

Henkilötietoihin on pääsy vain niillä yhdistyksen hallituksen jäsenillä, ohjaajilla tai muilla erikseen valtuutetuilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseksi.

Tietojen käsittelyssä käytetään tarvittaessa henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia, salasanoja ja muita asianmukaisia suojausmenetelmiä.

Yhdistys pyrkii varmistamaan, etteivät henkilötiedot joudu asiattomien henkilöiden saataville eikä tietoja käytetä niiden alkuperäisen käyttötarkoituksen vastaisesti.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa.

Rekisteröidyllä on soveltuvin osin oikeus:

Saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
Tarkastaa itseään koskevat tallennetut henkilötiedot
Pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
Pyytää henkilötietojensa poistamista, mikäli tietojen säilyttämiselle ei ole lainmukaista perustetta
Pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
Vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun
Peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa
Saada tietyissä tilanteissa itse toimittamansa tiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle

Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen info@sambadeaurora.fi.

Yhdistys vastaa pyyntöihin pääsääntöisesti kuukauden kuluessa niiden vastaanottamisesta.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Lisätietoja: www.tietosuoja.fi

12. Evästeet yhdistyksen verkkosivuilla

Samba de Aurora Rovaniemi ry:n verkkosivusto voi käyttää evästeitä sivuston toimivuuden, käyttökokemuksen ja mahdollisten verkkopalvelujen toteuttamiseksi.

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat käyttäjän laitteelle verkkosivustolla vierailun yhteydessä.

Välttämättömiä evästeitä voidaan käyttää sivuston teknisen toiminnan varmistamiseksi.

Muita kuin välttämättömiä evästeitä, esimerkiksi analytiikka- tai markkinointievästeitä, käytetään vain silloin, kun siihen on saatu käyttäjän asianmukainen suostumus.

Käyttäjä voi hallita evästeitä selaimensa asetuksista ja mahdollisen sivustolla olevan evästehallinnan kautta.

Evästeiden estäminen voi vaikuttaa joidenkin verkkosivuston toimintojen käytettävyyteen.

13. Muilta verkkosivustoilta upotettu sisältö

Yhdistyksen verkkosivut voivat sisältää muilta verkkosivustoilta upotettua sisältöä, kuten videoita, kuvia, sosiaalisen median julkaisuja tai artikkeleita.

Upotetun sisällön käyttäminen voi vastata vierailua kyseisen kolmannen osapuolen verkkosivustolla.

Kolmannen osapuolen palvelut voivat kerätä käyttäjää koskevia tietoja, käyttää evästeitä ja seurata käyttäjän vuorovaikutusta upotetun sisällön kanssa omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

Muiden kuin välttämättömien seurantateknologioiden käyttö edellyttää soveltuvissa tilanteissa käyttäjän suostumusta.

14. Suoramarkkinointi ja uutiskirjeet

Yhdistys voi lähettää jäsenilleen ja toimintaansa osallistuville henkilöille yhdistyksen toimintaan, harjoituksiin, esiintymisiin ja tapahtumiin liittyvää viestintää.

Mahdollisia markkinointiviestejä ja uutiskirjeitä lähetetään tietosuojalainsäädännön ja sähköistä suoramarkkinointia koskevien sääntöjen mukaisesti.

Uutiskirjeen tilauksen voi peruuttaa milloin tahansa ottamalla yhteyttä yhdistykseen tai käyttämällä uutiskirjeessä mahdollisesti olevaa peruutuslinkkiä.

Yhteydenottolomakkeella annettuja henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin pelkän yhteydenoton perusteella.

15. Valokuvat ja videot yhdistyksen toiminnassa

Samba de Aurora Rovaniemi ry:n harjoituksissa, esiintymisissä ja tapahtumissa voidaan ottaa valokuvia ja videoita yhdistyksen toiminnasta tiedottamista, viestintää ja markkinointia varten.

Aikuisten tanssitunnit

Aikuisten tanssitunneilla voidaan ottaa valokuvia ja videoita yhdistyksen toiminnan esittelyä, viestintää ja markkinointia varten.

Kuvaaminen toteutetaan pääsääntöisesti yleiskuvina, joissa näkyy esimerkiksi koko harjoitusryhmä tai harjoitustilanne. Yksittäisiä osallistujia ei kuvata lähikuvissa.

Kuvaamisesta pyritään tiedottamaan osallistujille etukäteen tai kuvaustilanteen yhteydessä.

Osallistuja voi ilmoittaa, ettei halua esiintyä yhdistyksen julkaisemassa kuva- tai videomateriaalissa. Tällaiset toiveet huomioidaan kuvaamisessa ja materiaalin julkaisemisessa.

Tunnistettavien henkilöiden kuva- ja videomateriaalin käsittelyssä noudatetaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Lasten tanssitunnit

Lasten tanssitunneilla valokuvaamiseen, videointiin sekä kuva- ja videomateriaalin julkaisemiseen pyydetään huoltajan lupa lapsen esitietolomakkeessa.

Lapsen kuva- tai videomateriaalia käytetään yhdistyksen viestinnässä ja markkinoinnissa vain asianmukaisen luvan perusteella.

Huoltaja voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä yhdistykseen.

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Karnevaalit, esiintymiset ja muut julkiset tapahtumat

Yhdistyksen järjestämät tai sen osallistumat karnevaalit, esiintymiset ja muut yleisölle avoimet tapahtumat ovat julkisia tilaisuuksia, joissa tapahtuman osallistujat, yleisö ja muut paikalla olevat henkilöt voivat lähtökohtaisesti ottaa valokuvia ja videoita.

Julkisissa tapahtumissa otettua kuva- ja videomateriaalia voidaan käyttää yhdistyksen toiminnasta tiedottamiseen, viestintään ja markkinointiin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Julkisessa tapahtumassa kuvaaminen ei kuitenkaan automaattisesti tarkoita, että kaikkia kuvia saisi julkaista tai käyttää markkinoinnissa ilman rajoituksia.

Yhdistys huomioi kuvien käytössä yksityisyyden suojan, henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet sekä erityisesti lasten oikeudet.

Kuvamateriaalin julkaiseminen ja yhteydenotot

Yhdistys voi julkaista kuva- ja videomateriaalia verkkosivuillaan, sosiaalisen median kanavissaan ja muussa yhdistyksen viestinnässä.

Kuvaamista ja kuvien julkaisemista koskevat kysymykset, toiveet ja mahdolliset poistopyynnöt voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen info@sambadeaurora.fi.

Yhdistys käsittelee pyynnöt tapauskohtaisesti tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

16. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Samba de Aurora Rovaniemi ry voi päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos yhdistyksen toiminta, henkilötietojen käsittelytavat tai tietosuojalainsäädäntö muuttuvat.

Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla yhdistyksen verkkosivuilla.